Autor: Lucas Pelisari

Dicas para automatizar processos de trabalho

30/6/2021 - Sorocaba - SP

Sua empresa está repleta de fluxos de trabalho. Cada ação que seus funcionários realizam para realizar um trabalho consiste em vários processos interconectados. E é provável que muitas dessas tarefas manuais sejam desnecessariamente demoradas e caras. Pior, eles podem até mesmo colocar sua empresa em riscos desnecessários.

 

Se você é uma empresa em crescimento que busca escalar com eficiência, deve automatizar seus processos de trabalho.

 

A automação dos processos de trabalho reduz os problemas causados ​​por tarefas manuais usando software para conectar sistemas.

 

A automatização dos fluxos de trabalho em sua organização pode ajudar drasticamente uma empresa a reduzir o tempo e o dinheiro necessários para operar, liberando os funcionários para se concentrarem em objetivos mais importantes e críticos e, ao mesmo tempo, reduzir erros caros.

 

Neste artigo você vai ver dicas importantes para automatizar os processos de trabalho da sua empresa, você vai observar que essas dicas vão te ajudar a se reorganizar, diminuir custos e remanejar o seu pessoal para áreas mais úteis da sua empresa.

Faça um esboço dos lugares que você vê sobrecarregados pela maioria dos problemas ou ineficiências.

Comece com todos os processos que você sabe que ainda estão sendo feitos manualmente, grandes ou pequenos. 

 

Rastreamento de milhagem de funcionários, relatórios de despesas, faturamento contábil, tarefas de vigilância de rede, pontos de contato de atendimento ao cliente, postagem em mídia social, funis de marketing por e-mail, treinamentos e tarefas de integração, agendamento de reuniões, processamento de itens devolvidos, até mesmo preenchendo folhas de ponto de funcionários.

 

Divida cada etapa necessária para concluir essa tarefa alvo, bem como quem está envolvido e qual tecnologia é usada.

Defina suas metas

 

Depois que você distinguir os problemas, o próximo passo vai ser decidir suas metas de negócios, usando os processos de trabalho atuais como referência.

 

Seu objetivo pode estar relacionado a melhorar o rendimento ou reduzir o tempo de ciclo em um único processo ou otimizar recursos para tarefas mais produtivas.

Talvez você queira que seus funcionários tenham que lidar com menos entrada de dados e se concentre mais na otimização de processos.

 

Independentemente do que seja, você vai precisar ter a capacidade de justificar como as suas metas serão alcançadas ao automatizar os processo e como você vai medir isso.

Avalie o impacto da automação de processos de trabalho em sua equipe

É fácil se deixar levar pela automação quando você começa a ver os resultados. A noção de cortar custos de mão de obra e economizar dinheiro automatizando fluxos de trabalho vai deixar qualquer um animado. Mas se você deixar de levar em consideração as necessidades de sua equipe, terá um grande problema: a falta de adoção.

 

Ao automatizar processos de trabalho, resolver os problemas de sua equipe deve ser tão importante quanto reduzir custos. Se os novos sistemas forem muito complicados ou a curva de aprendizado for muito alta, há uma chance de sua equipe voltar às práticas anteriores ou escolher suas próprias plataformas para trabalhar.

Evite o excesso de automação

Isso é algo que geralmente ocorre quando as empresas se deixam levar pela automação de seus processos. Ao contrário do que a maioria das pessoas pensam, nem tudo que pode ser automatizado deve ser automatizado.

 

Às vezes, a automação de tarefas específicas pode resultar em uma experiência geral ruim do usuário para os clientes que interagem com sua empresa. Embora a automação de tarefas repetitivas e demoradas possa economizar muito dinheiro para uma empresa, algumas tarefas exigem aquele toque humano.

 

Fazer sua empresa parecer um robô é um efeito colateral indesejado que pode resultar da automação excessiva de tarefas voltadas para o cliente. Para ajudar sua empresa a se tornar mais eficiente sem diminuir a satisfação do cliente, você deve pensar na experiência do usuário antes de automatizar qualquer coisa.

Peça ajuda de quem entende do assunto

Muitas empresas são especializadas em processos de automação. Seria muito inteligente da sua parte contar com a ajuda dessas empresas para facilitar a implementação de automação na sua empresa.

 

Isso pode te ajudar a avaliar as necessidades de automação que a sua empresa possui e com isso evitar gastos desnecessários. A AES SOLUTIONS pode te auxiliar nesse sentido.

Avalie os principais indicadores de desempenho e melhore o seu fluxo de trabalho

Depois de concluir as etapas acima, você estará pronto e funcionando em seu novo sistema de fluxo de trabalho automatizado.

 

Seus usuários de negócios fornecerão feedback sobre o processo com base em seu uso e é importante corrigir as torções na armadura neste momento. Então você está pronto para dar o passo final que seria medir os indicadores-chave de desempenho e melhorar seu fluxo de trabalho.

 

A monitoração contínua dos seus processos de trabalho por meio da automatização vai te ajudar a distinguir erros e te ajudar a construir melhorias nos processos. Além disso, a atualização dos processos vai ajudar a sua equipe a ser mais eficiente.