Autor: Lucas Pelisari

8 dicas essenciais para melhorar seu escritório de coworking

20/4/2021 - Sorocaba - SP

Existem muitas opções para melhorar seu escritório de coworking. Mas antes de entrar no modo de brainstorming, você deve perceber um fator essencial: o planejamento do espaço do escritório não é apenas ter um design bacana ou reduzir custos, mas mais sobre produtividade, cultura, flexibilidade e, o mais importante, o bem-estar e a felicidade dos ocupantes . Os escritórios de coworking não são exceção. Na verdade, essas prioridades devem ser enfatizadas.

Abaixo você encontra 8 dicas para melhorar seu espaço e aumentar a produtividade, cultura e bem-estar de seus associados. Mas antes de abordá-los, é essencial enfatizar que definir seus objetivos o ajudará a descobrir a abordagem de melhoria certa. Vamos dar uma olhada rápida nos objetivos:

 

Objetivos

Essencialmente, pense no que você deseja melhorar? Quais são as suas prioridades e como elas estão alinhadas com a estratégia geral de negócios do seu escritório de coworking?

Para a maioria dos escritórios de coworking, esses são os objetivos essenciais que acreditamos que você precisa prestar atenção:

• Produtividade e criatividade: o mais importante; seus membros desejam ser produtivos e trabalhar em um ambiente estimulante que deixe sua criatividade fluir;

• Interação: o acesso a uma comunidade de profissionais afins é um dos valores agregados mais apreciados dos escritórios de coworking; portanto, é necessário estimular a interação entre os membros e pensar em maneiras adicionais de apoiar a comunidade (por exemplo, eventos);

• Flexibilidade: por um lado é a flexibilidade dos serviços (por exemplo, condições convenientes de aluguel, associações flexíveis), e por outro - a flexibilidade do espaço físico (por exemplo, design, acesso, etc);

• Conforto, bem-estar e biofilia: preste atenção ao conforto do seu espaço. É muito importante.

• Hospitalidade: embora geralmente associada à indústria hoteleira, a hospitalidade é muito importante no coworking - trata-se de criar uma ótima experiência para as pessoas; trata-se de fazer as pessoas se sentirem felizes e encantadas ao usar seus serviços;

• Marca: fala sobre o seu espaço; é como as pessoas (pensam membros, visitantes, parceiros) percebem seu negócio - é sobre seu serviço, equipe, comunicação, design de interiores, você escolhe;

• Custos: os custos desempenham um papel importante em seu negócio, especialmente quando você está aumentando a escala; quanto mais você tenta otimizar seus custos, mais eficiente você será na gestão e, como consequência - na realocação de seus recursos para melhorar seu serviço, contratando novos funcionários, implementando novas tecnologias, etc.

Você gostaria de escolher um ou alguns objetivos nos quais se concentrar, de modo que possa manter seus esforços focados e consistentes. Depois de definir os objetivos para o seu espaço, aqui estão 8 dicas que o ajudarão a melhorar o seu escritório virtual:

 

1. Organize seu espaço com diferentes zonas

O zoneamento é um conceito muito importante no planejamento do espaço. Você deve tentar fornecer tantas áreas quanto possível para diferentes fins, como:

Cabines privadas / de estudo. Por exemplo, quando falo com alguém, prefiro estar em um lugar privado. Não consigo falar no espaço aberto, misturando dezenas de conversas.

Espaço aberto. Isso é óbvio para todos os escritórios de coworking e provavelmente você já tem o suficiente.

Salas de equipe . Muitas vezes, é uma boa ideia apresentar algumas salas de equipe também.

Salas e pontos de reunião  e  brainstorming . Você tem que estimular a colaboração e interação entre os membros. Para planejar e escolher as salas de reunião certas para o seu escritório de coworking, você deve considerar coisas como seu público e localização.

Defina áreas de descanso, refeitórios e locais de descanso suficientes  .

Se quiser libertar a criatividade dos seus inquilinos, terá de lhes fornecer zonas diferentes. Uma mudança no seu local de trabalho, mesmo que por um certo tempo, pode desencadear algumas ideias muito boas. Amo trabalhar em um lugar diferente pelo menos um dia por semana.

 

2. Envolva-se com seus membros

Por último, mas não menos importante, é o meu favorito - colaboração . Você deve se envolver com seus inquilinos. Significa criar um fluxo de comunicação cruzada entre você e eles e entre os colegas de trabalho.

Você deve tentar criar uma  cultura social. Uma boa opção é realizar microeventos para os membros da comunidade.

Mas você também deve encontrar uma maneira de se comunicar com seus membros e obter seus comentários. Afinal, você deseja que o escritório de coworking agrade seus membros e os faça felizes. Como  o espaço é o seu produto, você deve encontrar uma maneira conveniente de reunir o máximo de feedback possível  sobre o seu produto e como melhorá-lo.

 

3. Corte a carga administrativa com um software de coworking

Quanto mais você se distanciar da carga de trabalho administrativa, mais poderá se concentrar nos membros e no crescimento do seu negócio. Tarefas administrativas como faturamento, reservas de salas de reunião e contratos podem ser automatizadas por um software de gerenciamento de coworking que traz em um só lugar os aspectos essenciais do gerenciamento de um negócio de coworking. Ele também se integra a todos os sistemas críticos, como controle de acesso, Wi-Fi, faturamento, contabilidade e muito mais.

Além disso, essa solução de software de gerenciamento de coworking permite que você acompanhe as principais métricas de negócios, como receita, ocupação e utilização, para que possa tomar melhores decisões sobre seus negócios, reduzir custos e aumentar sua receita. Se você está se perguntando como escolher a melhor tecnologia, consulte nosso guia sobre como escolher o melhor software de gerenciamento de coworking para o seu espaço. Além disso, se você está curioso sobre o que o OfficeRnD pode fazer por você, fique à vontade para agendar uma reunião com nossa equipe.

 

4. Escolha suas mesas e cadeiras com sabedoria

Isso é bastante óbvio, mas ainda assim, muitos lugares erram. Existem regras que você deve cumprir para que seus membros se sintam bem. A altura das mesas e cadeiras deve estar de acordo com os padrões. Ter uma mesa muito curta não é uma boa ideia, mesmo que pareça boa. Mesas com altura regulável são uma ótima opção.

Mesas de pé.  Outra boa ideia são as escrivaninhas fixas. Você pode ter alguns e fornecê-los em uma base de rotação. Em qualquer caso, isso dará muita credibilidade ao seu espaço. Adoro trabalhar em uma mesa de pé de vez em quando.

 

5. Gerenciar os níveis de ruído

Coworking significa um plano aberto e isso é parte do que o torna tão legal. Todos nós conhecemos as vantagens de um escritório aberto, mas também possui algumas desvantagens.

O ruído em um espaço aberto pode ser muito irritante e improdutivo. Sem mencionar que pode ser frustrante fazer ligações comerciais em um ambiente barulhento. Aplicativos como o Krisp podem ser extremamente úteis para silenciar o ruído de fundo durante suas chamadas (disponível tanto para seu laptop quanto para seu telefone comercial  ).

Mas, como operador de espaço de trabalho, você também deve prestar atenção à acústica geral do espaço. Pense no piso ou no teto. Uma vez que este não é tão fácil de fazer, você pode precisar adicionar alguns móveis também.

 

6. Obtenha flores. Muitos deles.

Está provado que a biofilia nos torna mais felizes . Sentimo-nos bem quando vemos vegetação e vida ao nosso redor. Faz parte da nossa natureza, então você deve prestar atenção a isso. Cuidar de flores não é tão caro ou demorado, mas elas agregam muito valor ao seu espaço e seus inquilinos irão apreciar isso. Estamos trabalhando em um escritório de coworking repleto de flores e jardins internos e adoramos isso.

 

7. Ofereça lanches saudáveis

Todos nós gostamos de fazer um lanche. Seria muito bom se você pudesse fornecer lanches bons e saudáveis ​​para seus inquilinos. Eu adoraria comprar algumas frutas , nozes , saladas , smoothies ou biscoitos saudáveis ​​sem açúcar . Seu público-alvo são pessoas que se preocupam com sua saúde, portanto, fornecer lanches saudáveis ​​é essencial. Além disso, ter um lugar para um lanche e um bom café é uma boa maneira de estimular a criatividade, a interação e a colaboração entre os membros.

 

8. Coloque quadros brancos ou habilite a escrita nas paredes

Se você não puder fazer cabines de brainstorming separadas ou pequenas salas, você tem que encontrar uma maneira de fornecer quadros brancos suficientes. Isso é muito importante para estimular não só a criatividade dos inquilinos, mas também a sua produtividade. Muitas vezes penso melhor quando estou na frente do quadro branco. Isso me ajuda a estruturar meus pensamentos e defini-los visualmente.

Uma opção muito boa é usar uma tinta especial que permita escrever diretamente nas paredes . Isso não apenas impulsiona as sessões de brainstorming, mas também dará vida ao seu lugar, se você tiver pessoas criativas com habilidades de pintura. Outras boas opções incluem placas de cortiça ou até mesmo TVs sincronizadas.

Estes são os nossos 8, quais são os seus?