Autor: Lucas Pelisari

Como saber qual o melhor sistema de gestão para sua empresa?

19/2/2021 - Sorocaba - SP

Você está com dúvidas sobre como saber qual o melhor sistema de gestão para sua empresa? Se a resposta foi sim, saiba que não está sozinho nessa! 

 

Conforme nosso negócio cresce, sempre há uma ou duas equipes tentando encontrar um novo software. Pode ser para suporte de TI, tarefas do RH, controle financeiro e assim por diante. 

 

Seja para substituir um sistema que já não nos atende como gostaríamos ou descobrir uma nova solução para agilizar um processo ineficaz. 

 

Mas, a procura nem sempre é tão fácil quanto gostaríamos. Afinal, por onde começar a busca, quem está envolvido e como você pode ter confiança em sua pesquisa? 

 

Hoje em dia, existem diversas opções de sistemas de gestão para empresas, com recursos desde gestão da qualidade até financeira, mas é importante saber escolher a melhor opção para o seu negócio.

 

Pensando nisso, escrevemos este artigo para te ajudar a saber como escolher um bom sistema de gestão para sua empresa. 

 

Continue a leitura e descubra!  

 

Dicas para escolher um bom sistema de gestão

Que um bom sistema de gestão oferece diversos benefícios para uma empresa, isso você já deve ter percebido. Porém, nem todos os sistemas disponíveis no mercado podem realmente atender às suas necessidades. 

 

Por esse motivo, é muito importante realizar pesquisas para escolher o melhor sistema para a sua empresa. 

 

Confira abaixo algumas dicas que poderão te ajudar a fazer essa escolha. 

 

Comece as suas pesquisas

A melhor maneira de encontrar sistemas de gestão é fazendo pesquisas no Google. Você provavelmente vai se deparar com diversas opções e, neste momento, precisa escolher algumas delas. 

 

Acesse os sites e veja o que os sistemas oferecem. Também procure por comentários e avaliações de clientes. Você pode verificar no próprio Google, nas redes sociais e em sites de reclamações, como o Reclame Aqui. 

 

Depois de pesquisas, faça uma lista com as opções que você mais se interessou e vá para a próxima dica. 

 

Escolha o software que deseja demonstrar e testar

Com a lista de fornecedores em mãos, é hora de começar a entrar em contato com aqueles de seu interesse. 

 

Você poderá ter uma lista bem longa de empresas para entrar em contato - de 10 a 15 opções -, mas vale a pena entrar em contato com quantas puder. 

 

Se o fornecedor oferecer uma demonstração, aceite. Muitas pessoas evitam essas demonstrações, mas as empresas só querem apresentar da melhor maneira os recursos do seu sistema. 

 

Você pode obter o máximo de valor de um produto quando vê alguém que o conhece de dentro para fora explicar o que ele pode fazer por você. Aqui estão algumas dicas para você se preparar para a demonstração: 

 

• Decida quem deve comparecer e certifique-se de que estejam disponíveis;

• Esteja ciente dos recursos que você deseja ver;

• Prepare as perguntas que deseja fazer. 

 

Durante e após a demonstração, faça muitas perguntas. Esta é a sua chance de obter informações valiosas sobre o sistema. 

 

Escolha do sistema de gestão 

Após as demonstrações, deve haver de 3 a 5 fornecedores que se destacam como seus favoritos. Estes são os únicos a serem julgados. 

 

Se você tiver mais de 5 em sua lista, faça escolhas. Você não pode fazer um teste gratuito para todos eles. 

Para os critérios de seleção de fornecedores de software, recomendamos que você:

 

• Acompanhe suas avaliações gratuitas: não teste todos os softwares de uma vez. Fica confuso e você pode acabar não tendo tempo suficiente para testar cada solução tanto quanto gostaria. Uma a duas tentativas por vez é mais que suficiente. Você e sua equipe serão capazes de realmente se aprofundar no sistema e fazer uma avaliação completa.

 

• Fluxos de trabalho de teste pré-planejados: Se houver fluxos de trabalho específicos que você deseja que a solução execute, anote-os e teste-os. É fundamental que o sistema faça o que você precisa.

 

• Prepare sua equipe para o teste: diga a cada membro da equipe envolvido o que você deseja alcançar com o processo de teste e como gostaria que fosse alcançado. Dê-lhes tarefas a cumprir e incentive-os a dar um feedback honesto sobre sua experiência.

 

• Tenha um ciclo de feedback em vigor: sempre temos um documento onde cada membro da equipe apresenta suas ideias durante os testes. Seja classificando fluxos de trabalho e recursos de 1 a 5 ou compartilhando notas escritas, a estrutura e a ordem aqui são essenciais.

 

• Faça perguntas, teste a equipe de suporte: Crie tíquetes, faça perguntas, analise as respostas e analise a utilidade - esta é a única maneira de descobrir como está o atendimento ao cliente de cada fornecedor.

 

Todas essas etapas juntas devem fornecer uma visão completa e precisa de como cada sistema realmente é. 

 

Conclusão

Depois das dicas acima sobre como saber qual o melhor sistema de gestão para a sua empresa, está na hora de realmente tomar uma decisão. 

 

Dependendo da equipe e do sistema, apresente sua opinião a quaisquer outros membros da equipe que estejam envolvidos no processo de decisão.  

 

Avaliem prós, contras, recursos, preço, resposta da equipe de suporte - inclua tudo e defenda a solução que acredita ser a certa para você. 

 

Após essas etapas, você deverá obter um software adequado às necessidades da sua empresa. Boa sorte!