Autor: Lucas Pelisari

O que são processos internos e como fazer da forma correta?

30/11/2020 - Sorocaba - SP

Os processos internos fazem parte da rotina de qualquer empresa bem sucedida e são essenciais para o alcance desse sucesso. São eles que permitem que haja a organização das atividades internas com vistas em um objetivo final.

Portanto, todas as organizações empresariais, independentemente da natureza ou do objetivo que tenham, precisam desenvolver esses processos e ter certeza de que todos eles estão claros para todos os colaboradores e setores.

Continue lendo para, abaixo, ver como é possível manter a organização e alcançar objetivos a partir do desenvolvimento e reconhecimento das fases essenciais dos seus procedimentos.

Processos internos: O que são?

Esses processos nada mais são do que estratégias de ações que incluem diversas atividades que são necessárias para que se chegue a um resultado final desejado. Em outras palavras eles são o passo a passo necessário para a realização de uma ação.

Contudo, eles não se limitam a um setor e incluem toda a empresa. Afinal, as atividades de todos os setores são correlacionadas e necessárias para que a organização empresarial continue em pleno funcionamento.

Para que o resultado final seja o desejado e tenha a qualidade esperada é preciso que ações contínuas de procedimentos comuns à empresa funcionem bem.

Conseqüentemente, quando se está falando em processos internos na verdade se está discorrendo sobre o desenvolvimento de rotas que tenham qualidade comprovada para as ações internas e que sejam realizadas no menor tempo possível e com a máxima qualidade.

E é exatamente o motivo pelo qual muitas vezes esses processos podem ser complicados. Existem diversas dicas, porém, que podem ajudá-lo a alcançá-los da maneira correta.

Veja abaixo algumas dicas que podem garantir a qualidade e a efetividade dos processos que são traçados internamente na sua empresa para otimizar e melhor desenvolver as atividades diárias.

Como colocar os processos internos em prática de forma correta?

O aplicar os conceitos dos processos de natureza interna à empresa ela tende a ganhar de sobremaneira. Com esse tipo de estratégia é possível evitar erros de gestão comuns ao mesmo tempo em que se engaja os colaboradores.

Essa ferramenta estratégica, aliás, é ótima para o desenvolvimento de sistema de gestão de pedidos em distribuidoras. Esse é um bom exemplo pelo fato de que as atividades nesse caso são diversas. É preciso lidar com pedidos, comunicação efetiva, estoque, qualidade do produto e entrega, além do serviço pós-atendimento.

A otimização das atividades e o planejamento de todas as fases de uma tarefa fazem dos processos internos indispensáveis para sistema para distribuidoras e para empresas de outros ramos igualmente.

Mas e como colocar esses processos em prática? Nós listamos alguns quesitos que devem ser considerados para garantir seu sucesso nessa empreitada. Confira quais são!

1. Identificação, mapeamento e modelagem

Primeiramente é preciso identificar os processos que acontecem dentro da sua empresa. 

Por exemplo, existem processos relacionados ao planejamento e fechamento do mês que dependem dos departamentos de recursos humanos, financeiro e administrativo. 

Assim, é preciso entender o que cada um desses procedimentos precisa e como eles se comunicam. Então, mapeie não apenas quais são as atividades, mas igualmente o os objetivos e necessidades sobre cada uma delas e quem é responsável por elas.

A partir desse mapeamento é chegado o momento da modelagem dos processos internos.

Essa última partir corresponde ao desenvolvimento de diretrizes que serão aplicadas aos processos.  São colocados em prática estudos e estratégias.

2. Coloque em prática os processos internos traçados

Agora que suas atividades e a sequência necessária para se alcançar um fim determinado já são conhecidas e você já moldou estratégias sobre o desenvolvimento deles, é chegado o momento de colocá-las em prática.

Para isso, então, é imprescindível que todos os colaboradores envolvidos sejam informados de como funcionarão os novos sistemas e atividades. A partir disso será possível ter uma visão ampla que será crucial na terceira fase do desenvolvimento dos processos internos.

3. Otimize e automatize processos

Por fim, após desenvolver estratégias e observá-las na prática é possível medir o sucesso e os erros dos processos internos utilizados.

Por exemplo, é possível entender onde eles são falhos, quais atividades são morosas e quais são os motivos disso. Também é preciso considerar que com esses dados em mãos é criada a possibilidade de melhorá-los e contornar os problemas.

Considere, então, quais são os procedimentos falhos ou abaixo da média. Após, pense em estratégias para otimizá-los, como é o caso daqueles que podem ser automatizados.

Lembre-se sempre de utilizar a tecnologia como uma aliada. Afinal, a partir dela você pode agilizar e automatizar atividades burocráticas enquanto os seus colaboradores se voltam para aquelas que exigem suas atenções e podem exercê-las com maior criatividade.

Com essas dicas a sua empresa conseguirá colocar em prática as ferramentas de processos internos e melhorar suas atividades, sua produtividade e também a imagem perante o público, oferecendo produtos e serviços de nítida qualidade.